Матеріал має інформаційний характер. Перед діями перевірте актуальні правила для вашої ситуації.
Які задачі охоплює ведення обліку
Обсяг залежить від форми бізнесу, системи оподаткування та процесів. Для ФОП ключовими зазвичай є облік доходів, податки, звітність, документи щодо виплат і контроль групи. Для ТОВ додаються повний бухгалтерський облік, баланс, розрахунки з контрагентами, основні засоби, зарплата, ПДВ та інші ділянки.
Якісне ведення починається не з декларації, а з первинного документа. Банк, рахунок, акт, накладна, кадровий документ або авансовий звіт мають потрапити в облік своєчасно й бути пов’язаними з реальною операцією.
- регулярне внесення та перевірка операцій;
- контроль повноти первинних документів;
- розрахунок податків і виплат;
- формування та подання звітності з контролем квитанцій;
- звірка залишків і закриття періоду.
Що підготувати для передачі бухгалтерії
Новому бухгалтеру потрібні не лише доступи. Варто передати реєстраційні дані, облікову базу або реєстри, останню подану звітність із квитанціями, банківські виписки, первинні документи, кадровий архів, договори та перелік незакритих питань.
Передачу краще оформити чеклістом. Так видно, які періоди закриті, де є розбіжності та яких документів бракує. Якщо стан обліку невідомий, спочатку доцільний короткий аудит, а не механічне продовження старих даних.
Як виглядає робочий місяць
На початку погоджується календар: коли бізнес передає документи, коли отримує попередній розрахунок податків і коли керівник підтверджує платежі. Після внесення операцій бухгалтер перевіряє проблемні ділянки, закриває період і готує звітність.
Власник не повинен дізнаватися про суму податків у день сплати. Добрий процес залишає час на перевірку, уточнення документів і управління грошовим потоком.
- визначте один канал для документів;
- призначте відповідальних з обох сторін;
- не змішуйте особисті й бізнес-операції;
- фіксуйте нестандартні угоди до їх проведення, а не після.
Від чого залежить вартість
Ціна формується не лише за кількістю звітів. На неї впливають кількість операцій і рахунків, працівники, ПДВ, ЗЕД, складський або виробничий облік, якість первинки та необхідність виправляти попередні періоди.
Тому коректна пропозиція з’являється після короткого брифу. Для ФОП ведення стартує від 700 грн на місяць, для ТОВ — від 4 000 грн на місяць. Складні ділянки оцінюються окремо.
Коли варто замовити перевірку
Аудит поточного стану корисний перед зміною бухгалтера, залученням інвестора, значною угодою, переходом на іншу систему оподаткування або коли дані обліку не збігаються з банком, складом чи кабінетом платника.
Результатом має бути не загальний висновок «є помилки», а перелік розбіжностей за пріоритетом: що впливає на податки зараз, що потрібно відновити та які процеси змінити, щоб проблема не повторилася.